Gestire le SPESE e il BUDGET | Template & Guida

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Scopri come tenere traccia delle tue spese e come fare un Budget familiare mese per mese.
Scarica gratuitamente il foglio di calcolo con il template!


Quanto hai speso il mese scorso? Quanto hai speso al supermercato? Quanto in carburante o biglietti dell’autobus?

Se non sai rispondere a queste domande, sei capitato nel posto giusto! 

In questo articolo vedremo come imparare a tenere traccia delle spese personali o familiari e come creare un budget per il futuro. Scopriremo anche come utilizzare il template gratuito che utilizzo personalmente da qualche anno e che ho messo a tua disposizione gratis!

Non perdiamo altro tempo…. iniziamo!

Tenere traccia delle spese

Perché è importante tenere traccia delle spese

Il primo passo creare un budget familiare è tenere traccia delle spese. Questa fase è fondamentale perché hai bisogno di “dati misurati sul campo”. Pensa ai centometristi. Come fanno a misurare se hanno corso bene o male? Misurano il loro tempo. Lo stesso vale per una persona che vuole perdere peso. Come fa a sapere se sta dimagrendo o ingrassando? Si pesa periodicamente e tiene traccia del suo percorso. Perchè dovrebbe essere diverso con i tuoi soldi?

Se vuoi imparare a gestire meglio i tuoi soldi devi iniziare a tenere traccia delle tue spese. Solo una volta che avrai raccolto dati sulle tue abitudini di spesa potrai attivarti per correggerle ed imparare a spendere i soldi in cose che veramente contano per te.

App & altre soluzioni per tenere traccia delle spese

Ci sono 4 modi per tenere traccia delle proprie spese:

Il primo modo che vediamo è il classico quadernetto degli appunti. Lo definirei un metodo quasi arcaico di tenere traccia delle spese, ma sono sicuro che tra di voi c’è chi ancora preferisce questa soluzione. Tuttavia personalmente a me non piace tanto. Lo dimenticherei a casa, lo rovinerei o lo perderei una volta al mese. Forse si è capito… preferisco una soluzione digitale. 

Anni fa ho provato ad utilizzare l’app Fast Budget e devo dire che mi sono trovato abbastanza bene. Ogni volta che pagavo qualcosa, tiravo fuori il telefono, aprivo l’app e mi segnavo la spesa. L’app è super intuitiva ed è facile anche monitorare le spese, suddividerle nelle varie categorie e evidenziare l’andamento delle spese nel tempo. C’è un però… come tutte le cose belle, prima o poi devi pagare (era diversa questa frase o sbaglio?). L’app infatti è super funzionale per svolgere le funzionalità minime, ma appena hai bisogno di qualche feature in più diventa a pagamento.

app-gestione-spese-budget

Oltre al costo, che di fatto non è neanche un problema visto che si parla di qualche euro all’anno, c’è anche un altro problema: chi ci dà la certezza che i creatori dell’app continueranno ad aggiornarla? Tenere traccia delle tue spese è una cosa che dovrai fare (in teoria) per tutta la vita. Se tra qualche anno sarai costretto ad esportare tutte le tue spese su un foglio di calcolo perché l’app non è più aggiornata, non è forse meglio giocare d’anticipo e usare direttamente un foglio di calcolo Google o Excel?

Lo stesso identico ragionamento vale per l’app delle Banche. Queste app possono essere comodissime visto che pescano i dati direttamente dai tuoi pagamenti con la carta e ti risparmiano la fatica di inserire i dati manualmente. Però cosa succede se cambi banca? Tutti i tuoi dati vanno persi. Con questo non voglio dire di non utilizzare questa funzione, che può di fatto tornare molto utile come strumento di controllo. Dico semplicemente di non usare le app di tracciamento delle spese offerte dalla banche come unico strumento.

Dopo aver provato tutte queste soluzioni, mi sono deciso a passare alla soluzione “fai da te” su Google. Pensavo sarebbe stato un po’ traumatico il passaggio, ma in realtà mi sono reso conto che, in fin dei conti, basta salvarsi il link del foglio di calcolo nella home page del telefono e la fruibilità è la stessa di un’app a pagamento! Qual è però il grande vantaggio? Anzi per meglio dire, i grandi vantaggi del foglio di calcolo rispetto a tutte le altre soluzioni:

  • è totalmente gratuito
  • è condivisibile e modificabile da chi vuoi
  • non ci saranno mai aggiornamenti
  • sarai te l’unico proprietario dei tuoi dati
  • non potrai perdere i dati visto che saranno salvati sul cloud
  • potrai accedere ai tuoi dati dal telefono e dal PC come e quando vorrai
  • potrai personalizzare le categorie di spesa in base alle tue necessità
  • potrai fare quello che vorrai con i dati
  • potrai collegarti ad altri fogli di calcolo

Da quando ho iniziato ad utilizzare questa soluzione devo ammettere che non tornerei più indietro. La comodità di avere tutto sotto controllo e di avere tutto customizzato per le mie necessità è una cosa impagabile!

Se vuoi passare anche tu a questa soluzione, scarica il template gratuito che ho messo a tua disposizione gratuitamente nella sezione risorse gratuite di Investimi.

Template gratuito Google Fogli per registrare le spese

Gestire le categorie

Nel template gratuito troverai una sezione “CATEGORIE” in cui potrai inserire le categorie di tuo interesse. Nel mio caso ho deciso di utilizzare queste 17 categorie:

ENTRATEUSCITE
AltroAnimali domestici
DividendiAssicurazione
InteressiBollette
SalarioCasa
Debiti
Divertimento
Istruzione
Regali
Salute/spese mediche
Spese quotidiane
Tecnologia
Trasporti
Viaggi

Queste categorie sono totalmente personalizzabili. Basta che clicchi nella cella per sostituire la voce che non ti interessa. Altrimenti, se queste voci ti vanno bene, ma vuoi aggiungere una nuova puoi semplicemente aggiungerla alla lista nell’apposita sezione ed inserire una riga nelle tabelle riassuntive nei fogli di calcolo.

Inserire le voci di spesa o guadagno

Per inserire le voci di spesa o guadagno, non devi fare altro che andare nella sezione “MOVIMENTI”. Da qui potrai selezionare dal menù a cascata se si tratta di un’entrata o di un’uscita, di che categoria di movimento si tratta, la data e l’importo della transazione.

Template-budget-personale-familiare-Google-excel-gestione-spese

Una volta inserite queste voci potrai navigare tra i vari fogli di calcolo riassuntivi:

  • Sommario annuale
  • Sommario mensile
  • Analisi globale

Come puoi intuire dal nome, nei sommari troverai un riassunto e dei grafici che ti aiuteranno a capire meglio che fine fanno i tuoi soldi mese per mese o in generale, durante tutto l’anno. Ti riporto qui sotto un esempio della schermata del sommario globale.

Template-budget-personale-familiare-Google-excel-grafici-spese

Prima di andare a  parlare del foglio “analisi”, dobbiamo introdurre un nuovo concetto. Il budget familiare.

Fare Budgeting

Perché è importante avere un budget familiare

Cosa vuol dire fare un budget? Fare un budget vuol dire fare una stima delle spese che dovremo sostenere in futuro. Per esempio fare budget vuol dire sapere che ad agosto mediamente spenderai molto di più rispetto a marzo visto che probabilmente andrai in vacanza. Fare budget vuol dire anche sapere che quest’anno non potrai permeterti di andare fuori a cena 4 volte a settimana se vuoi andare in vacanza in sardegna.

In somma, fare un budget vuol dire fare un piano delle spese che dovremo sostenere nel futuro e stabilire le priorità. Finora infatti abbiamo parlato solamente di cose un po’ frivole, come le vacanze e le cene fuori. 

Ma se sei messo male dal punto di vista economico, fare un budget è ancora più importante!

Può fare la differenza tra riuscire a pagare l’affitto senza stress e finire sotto un ponte perchè hai speso tutti i tuoi soldi in gratta e vinci.

Quindi i due elementi chiave del fare un budget sono:

  • la pianificazione
  • stabilire le priorità

Come fare un budget personale

Per fare un budget personale ti servono 3 ingredienti:

  • sapere quanto spendi mediamente per le cose essenziali: cibo, affitto, trasporti, ecc…
  • sapere quanto spendi in cose superflue: cene fuori, vacanze, abbonamenti TV, serate, ecc…
  • sapere se hai in previsione qualche spesa straordinaria di entità importante: cambiare l’auto, acquistare casa, fare un master, ecc…

Come puoi immaginare è difficile rispondere alle prime due domande se non tieni traccia delle tue spese. 

Ecco perchè ti dico che è veramente importante avere un sistema agile, funzionale e duraturo per tracciare tutti i movimenti dei tuoi soldi.

 Quindi se ancora avessi qualche dubbio, mi raccomando fallo. Ti assicuro che il futuro te stesso te ne sarà grato. 

Quindi per dare una risposta alle prime 2 domande ti basta aprire le tue app o i tuoi fogli di calcolo vecchi e tirare fuori i totali annui delle spese per categoria. Per esempio, se stai elaborando il tuo budget personale o familiare per il 2022, potresti aver bisogno dei totali per il 2021 e 2020. Più dati avrai, migliore sarà la stima dei costi annui per il 2022 che otterrai. Attento però. 

Considera solamente i periodi in cui il tuo stile di vita è stato simile a quello per cui stai stimando i costi!

Pensaci… se nel 2019 hai vissuto in America, i dati che hai raccolto sono validi solo per “un te stesso che vive in America”. Allo stesso modo, se da un anno all’altro sei passato dal vivere a Venezia con 4 coinquilini, a vivere con il tuo compagno o compagna in una villetta lungo il lago di Como, puoi immaginare che le tue spese quotidiane siano ben diverse.

Quindi mi raccomando, valuta bene quali dati utilizzare. Magari questi dati potrebbero non esserti utili dal punto di vista numerico del calcolo ma potrebbero esserti utili come indicazione generale delle tue abitudini di spesa. 

Le spese passate infatti ti servono come base per fare una stima delle spese future. Personalmente preferisco essere un po’ conservativo, quindi nella mia stima delle spese future inizio con 2 diversi input:

  • una stima di quello che penso realmente di spendere per ogni categoria di spesa
  • una stima di quello che potrei andare a spendere nel peggiore dei casi, se le cose dovessero andare male e avessi qualche imprevisto

Per farti un esempio nel mio budget del 2021 ho inserito 2000€ di spese per i trasporti come  stima reale e 7000€ come stima del caso peggiore (perchè per esempio devo cambiare la macchina).

Quale dato devi usare quindi?

La risposta è dipende un po’ da te. Potresti usare il dato di spesa più probabile o il peggiore. Io preferisco fare un mix dei due. Cioè fare una media pesata dei due valori, con un peso di 2 per il valore probabile, e un peso di 1 per il valore peggiore (in altre parole moltiplichi per 2 il valore più probabile, gli sommi il valore peggiore, e dividi il risultato per 3). Nel mio caso il mio budget 2021 per i l trasporto sarebbe:
(2000€*2+7000€)/3= 3666€

Ci siamo! 

Applicando questo procedimento potrai fare un budget per ogni categoria. Facendo poi la somma di tutti i budget per le singole categorie potrai quindi calcolarti il tuo budget annuale! Infine, dividendondolo per i 12, otterrai il tuo numero magico: il tuo budget mensile futuro!

Ci siamo…Obiettivo raggiunto!

Nel foglio Excel che ho creato ho anche inserito anche una piccola chicca. Una sezione “risparmio” in cui puoi inserire un risparmio target che vuoi applicare. Se per esempio vuoi porti come obiettivo “risparmiare il 10% su tutte le spese per il divertimento”, in questa sezione puoi modificare il tuo budget della singola categoria per tenere conto del risparmio che vuoi applicare.

Template-spese-personale-familiare-Google-excel-gestione-budget

Come scoprire se stai spendendo troppo

Ok in tutto questo però non sai ancora se stai spendendo tanto o poco!

Se negli ultimi anni sei sempre stato abituato a spendere 5989€ all’anno per l’abbonamento internet, non puoi sapere che in realtà la maggior parte delle persone spende 300-400 €. Quindi confrontarsi con gli altri è fondamentale. Quindi puoi andare a chiedere a tutti i tuoi amici e conoscenti quanto spendono (e se ti rispondo che non lo sanno mandargli il link di questo articolo), oppure puoi sfruttare i dati sulle spese pubblicati dall’ISTAT. In questo caso ti consiglio di leggere l’articolo di analisi che ho scritto:

Costo medio della vita per famiglie e single: Sei in linea?

Nell’articolo troverai anche un calcolatore che ti aiuterà a vedere se le tue spese ed il tuo budget è in linea con il resto degli italiani in funzione di 7 parametri:

  • il numero di componenti della tua famiglia
  • la tua regione
  • il tipo di area (città o campagna)
  • la struttura della tua famiglia
  • il tuo titolo di studio
  • la tua occupazione
  • le tue origini
spese-delle-famiglie-ISTAT-riassunto-2019-2020

Analisi delle spese e budget familiare – Conclusioni

Il primo e fondamentale passo per analizzare le tue spese è tenere traccia dei pagamenti che fai e ricevi. Per farlo puoi utilizzare 4 metodi:

Secondo me il primo metodo è ormai superato dato che ti espone al rischio continuo di perdere il quaderno.

Personalmente ho provato numerose app per gestire il budget e le spese. Tuttavia in molti casi la funzioni più interessanti erano a pagamento di conseguenza ho deciso di creare un foglio di calcolo tutto mio (da cui ho ricavato il template che puoi scaricare).

Il foglio di calcolo infatti ti permette di personalizzare completamente le tue categorie, di fare tutti calcoli che vuoi, e di interagire con il foglio di calcolo da computer e da mobile in qualunque momento.

Dopo un po’ di tempo che terrai traccia delle tue spese e avrai un’idea piuttosto precisa di quanto spendi all’anno per ciascuna delle categorie di guadagno e spesa che hai scelto. Puoi quindi iniziare a fare un budget. Per ciascuna delle categorie fai una due tipi di stime di quanto andrai a spendere l’anno prossimo:

  • una stima onesta di quanto credi di andare a spendere
  • una stima conservativa di quello che potresti andare a spendere se le cose non dovessero andare bene

Combina questi due stime (per esempio facendo una media pesata) per ricavare il tuo budget per ogni categoria. Eventualmente applica una “percentuale di risparmio” se vuoi metterti come obiettivo di risparmiare qualcosa per una specifica voce. Somma i budget annuali per ciascuna categoria, dividi per 12 e troverai finalmente il tuo budget mensile!

E se vuoi semplificarti la vita, scarica il template gratuito per le spese ed il budget mensile che ho creato per te!

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